Comment se déroule une assemblée générale bilingue ?
Une assemblée générale suit l’ordre du jour de la convocation. La présidente ouvre la séance et fait désigner les scrutateurs, le comité présente le rapport annuel et les comptes, les vérificateurs des comptes font leur rapport. Viennent ensuite les élections, les votes sur les propositions et, pour finir, les interventions sous « divers ». Une assemblée des délégués se déroule de la même manière.
PONTAVOX traduit ce qui passe par un micro relié à la table de mixage. Le son vient de la table, propre et sans réverbération de la salle. Chaque langue a son propre canal, que les participants choisissent sur le récepteur. Si quelqu’un parle à la tribune la langue d’un canal, ce canal se tait et l’on entend la salle. Les membres qui suivent sans peine l’allemand standard n’ont donc pas besoin de récepteur.
| Point de l’ordre du jour | Qui parle | Ce que l’on entend au récepteur |
|---|---|---|
| Ouverture | Présidence | Bienvenue, désignation des scrutateurs, approbation de l’ordre du jour |
| Rapport annuel | Présidence ou direction | Le rapport dans sa langue |
| Comptes | Trésorière, vérificateurs des comptes | Les explications sur les comptes et la proposition des vérificateurs |
| Élections | Présidence, candidats | Propositions, présentation des candidats, résultats |
| Votes | Présidence, auteurs des propositions | Proposition, question soumise au vote et résultat |
| Divers | Membres au micro de salle | Chaque intervention en allemand standard ou en anglais |
La traduction suit le discours d’environ 5 secondes. Après chaque question soumise au vote, laissez ce temps avant de compter les voix. Ainsi, tout le monde a entendu la question.
Ce qui entre dans le glossaire avant l’assemblée
PONTAVOX se prépare pour chaque manifestation. Le programme, la liste des orateurs, les noms, les abréviations et les termes techniques entrent à l’avance dans le glossaire. PONTAVOX connaît ainsi les noms et le vocabulaire de votre association avant l’ouverture de la séance.
Vous pouvez aussi transmettre à l’avance le rapport annuel, les présentations ou le texte du discours d’ouverture. Le plus simple est d’envoyer la convocation avec toutes ses annexes, telle qu’elle part aux membres.
- Ordre du jourLes points dans l’ordre et avec les intitulés de la convocation.
- NomsComité, candidats, vérificateurs des comptes et invités, avec leur orthographe exacte.
- PropositionsLes propositions du comité et des membres, telles qu’elles ont été déposées.
- AbréviationsCommissions, sections et projets, ainsi que les termes propres à votre branche.
Récepteurs à l’entrée, micro de salle pour les interventions
Les participants reçoivent le récepteur et le casque à l’entrée, idéalement avec la carte de vote. Ils choisissent le canal de leur langue. Il ne faut ni téléphone, ni application, ni Wi-Fi. À la sortie, ils rendent le récepteur.
Pour les interventions depuis la salle, il faut un micro relié à la table de mixage. Un micro sans fil que l’on fait passer convient, tout comme un micro sur pied dans l’allée centrale. Ce qui compte, c’est que chaque intervention passe par la table. Ce qui est lancé dans la salle sans micro n’arrive pas à PONTAVOX.
Chaque langue sort sur un signal ligne séparé et va sur son propre canal de l’installation, par exemple un émetteur radio ou un radiateur infrarouge. Dans le studio, le technicien voit chaque langue avec sa sortie, son niveau et son écart au discours. Les installations raccordables sont décrites sous Matériel et raccordement.
Quand une équipe d’interprètes est préférable
Avec PONTAVOX, la présidence, le comité et les membres qui prennent la parole s’expriment en allemand standard ou en anglais. Ce sont les deux langues validées à la tribune. Le suisse allemand ne fonctionne pas, ni à la tribune ni au micro de salle.
Nous ne garantissons pas aujourd’hui les interventions en français depuis la salle. Si vous attendez des prises de parole en français, nous en parlons avec vous avant l’offre.
Un débat ordonné, où les personnes viennent au micro l’une après l’autre, fonctionne. Pour des débats animés avec interruptions, des négociations et des points confidentiels, une équipe d’interprètes est préférable. PONTAVOX n’est pas prévu pour des contenus classifiés.
Pendant la manifestation, le discours est transmis de manière chiffrée à un service vocal spécialisé qui écoute, traduit et parle. Quel service, où il travaille, ce qu’il conserve et combien de temps : tout figure dans la fiche de protection des données, sur demande avant même l’offre. Le déroulement complet est décrit sous Fonctionnement.
Équipe d’interprètes, application mobile ou récepteurs avec IA
Pour une assemblée générale multilingue, il existe trois voies. Elles se distinguent par ce dont les participants ont besoin, par l’encadrement et par le coût. Lors d’assemblées où tous les membres n’ont pas de smartphone sur eux, le récepteur remis à l’entrée est la voie la plus simple. La comparaison détaillée se trouve sous Coûts et comparatif.
- Équipe d’interprètesEn règle générale deux interprètes par langue en cabine, avec l’installation, la préparation et les déplacements. Le bon choix pour le suisse allemand, les interruptions et les négociations.
- Application mobileLes participants scannent un code QR et écoutent sur leur propre téléphone. Chacun a besoin d’un téléphone chargé, de ses écouteurs et d’une connexion dans la salle.
- Récepteurs avec IAPONTAVOX alimente l’installation langue par langue, les participants écoutent sur des récepteurs avec casque. Le coût représente une fraction de celui d’une équipe d’interprètes ; l’installation s’y ajoute.
À l’Eventforum Bern ou sous licence dans votre salle
À l’Eventforum Bern, vous réservez salle, installation, technicien et traduction chez un seul interlocuteur. Quatre émetteurs et 120 récepteurs y sont prêts, soit jusqu’à quatre langues en même temps. Vous recevez l’offre sous 12 heures. À Berne, PONTAVOX n’existe qu’à l’Eventforum, où vous pouvez demander une offre pour votre assemblée.
Si votre assemblée a lieu ailleurs, nous accordons une licence PONTAVOX pour la durée de la manifestation. L’exploitation sur place est assurée par le lieu, une entreprise technique ou vous-même avec votre propre technique. Nous ne nous déplaçons pas avec installation et technicien. Conditions, mise en place et soutien se discutent lors d’un entretien. Ce que votre lieu doit savoir est expliqué sous PONTAVOX pour les lieux.
Pour savoir comment sonne la traduction, écoutez les extraits de la page d’accueil, tirés de trois exposés.